În studiile clinice de azi, performanța nu mai înseamnă doar a aduce pacienți.
Sponsorii nu mai caută „centre mari”, ci centre sigure.
Toate centrele spun că pot livra. Că au pacienți. Că au echipă.
Dar la fiecare nou studiu, sponsorii aleg… aceleași centre ca primă opțiune.
Centre despre care, uneori, n-ai auzit niciodată.
Cum se face că un centru aparent „invizibil” apare primul în lista de selecție, iar altul – cu reputație bună și experiență solidă – e contactat ultimul sau deloc?
Nu e întotdeauna despre cifre. Nici despre branding. E despre acele rezultate care se repetă, constant, indiferent de studiu.
👉 Peisajul fragmentat și accelerat al studiilor clinice actuale a rescris regulile jocului. Criteriile care cântăresc decisiv în alegerea unui centru nu mai sunt cele de altădată — iar diferența o face adesea ceea ce nu se vede imediat.
🔍 Ce anume transformă un centru în alegerea naturală a sponsorilor, din primul val?
Răspunsul se află în detalii mici, dar esențiale – pe care le explorăm pas cu pas.
Cele 4 puncte care urmează nu sunt doar bune practici. Sunt exact calitățile pe care sponsorii le folosesc ca filtre de selecție. Dacă lipsește una, scade șansa de a fi ales. Dacă lipsesc toate, nici măcar nu intri în discuție.
Iar la punctul 5 nu mai vorbim despre selecție, ci despre un alt aspect fundamental: fidelizarea.
1. Nu recrutarea te diferențiază – ci capacitatea de a livra fără efort suplimentar din partea sponsorului
Toate centrele promit că vor recruta bine.
Dar sponsorii nu mai caută doar promisiuni. Caută echipe care știu să livreze fără complicații. Fără mesaje întârziate. Fără urmăriri inutile. Fără stres suplimentar.
Volumul de recrutare contează, dar nu este criteriul care te urcă primul pe lista de selecție.
Ceea ce face diferența reală este certitudinea că sponsorul nu va trebui să „tragă de tine” pe parcursul studiului.
Un centru preferat este acela în care nu trebuie să suni de două ori. Nu trebuie să trimiți reminder după reminder.
Știi că atunci când un pacient e programat, vine. Că datele ajung în EDC la timp, fără greșeli. Că echipa nu se schimbă de la o lună la alta. Că nu trebuie să explici același lucru de două ori.
Sponsorii nu vor doar rezultate, ci rezultate fără consum intern de resurse.
Un site predictibil reduce stresul proiectului.
Și pentru un sponsor, asta valorează adesea mai mult decât 10 pacienți în plus – mai ales dacă acei pacienți vin cu haos la pachet.
2. Un singur punct de contact = zero haos
Pentru sponsor, un studiu înseamnă sute de mailuri, zeci de documente, multiple vizite și controale.
Sponsorul nu își permite să navigheze prin labirinturi operaționale.
Nu vrea să afle abia după două e-mailuri și trei telefoane cine e persoana responsabilă.
Nu vrea să trimită întrebări în gol, să piardă timp așteptând confirmări sau să repete aceleași lucruri pentru oameni diferiți din același site.
Orice pas în plus consumă resurse. Orice clarificare care durează zile în loc de ore creează fricțiuni.
Centrele preferate au o regulă simplă: un singur punct de contact pentru tot ce ține de comunicare.
Această persoană nu este doar o „voce” care preia mesaje. Este un coordonator real, care știe:
– în ce stadiu e studiul,
– ce acțiuni urmează,
– unde se blochează lucrurile – și le deblochează fără să aștepte instrucțiuni.
Mai important decât orice: comunică la timp și clar. Nu pasează responsabilitatea. Nu creează confuzii. Nu lasă sponsorul să aștepte.
În centrele eficiente, nu există întrebări care se pierd pe drum. Fiecare comunicare are o direcție clară. Fiecare acțiune are un responsabil clar.
În celelalte… sponsorul ajunge să scrie acel e-mail incomod: „Cine gestionează acest lucru?”
Iar în acel moment, nu doar studiul are de suferit – ci și reputația centrului.
Această consecvență operațională e ceea ce sponsorii numesc „zero haos”.
3. Prima impresie contează: cum răspunzi la Feasibility definește totul
Primul test real nu este vizita de selecție. Este Feasibility-ul.
Și de cele mai multe ori, decizia se ia înainte ca sponsorul să te vadă vreodată la față.
Pentru site-uri, un chestionar de Feasibility poate părea o formalitate.
Dar pentru sponsor, e un instrument strategic – care îi spune tot ce trebuie să știe despre un centru, fără să-l viziteze.
Un centru care răspunde prompt, clar și complet la întrebările de Feasibility transmite un mesaj simplu:
„Poți avea încredere în noi.”
Un centru care întârzie, dă răspunsuri vagi sau incomplete transmite exact opusul – chiar dacă în realitate are potențial bun.
Ce face diferența:
– Respectarea deadline-ului de răspuns (nu trimiți în ultima zi, și doar pentru că ai fost întrebat de 3 ori)
– Structura clară a informației (nu doar bife, ci explicații unde e nevoie)
– Adevărul despre limitări (nu promiți pacienți pe care știi că nu-i ai)
– Date valide și verificabile (nu copy-paste din alt studiu, fără să verifici contextul)
Un răspuns bun nu e neapărat cel cu cele mai mari cifre, ci cel care transmite siguranță.
Feasibility-ul nu e doar un formular.
Este proba de foc a profesionalismului tău operațional.
Un site care răspunde prompt, clar, fără ezitări, fără exagerări – devine automat eligibil pentru shortlist.
📌 Ce diferențiază un răspuns convingător de unul ignorat?
Sunt patru criterii esențiale pe care sponsorii le urmăresc fără excepție:
– Timpul de răspuns – reflectă seriozitatea și interesul centrului.
– Claritatea și structura răspunsului – arată capacitatea organizatorică.
– Evitarea promisiunilor nerealiste – transmite încredere.
– Personalizarea răspunsului – demonstrează că site-ul a înțeles studiul.
Toate aceste criterii au impact direct asupra deciziei de selecție – mesajul este clar:
nu răspunzi bine la Feasibility = nu ești selectat.
Centrele preferate sunt cele care tratează fiecare Feasibility ca pe o oportunitate de selecție – nu ca pe un „alt document de completat”.
Asta le face să iasă în evidență înainte ca studiul să înceapă.
4. Centrele preferate gândesc ca parteneri – și își asumă ownership operațional
Sunt site-uri care știu să urmeze instrucțiunile.
Și sunt site-uri care știu să gestioneze un studiu.
Pentru sponsori, diferența e uriașă:
– Primii au nevoie constantă de supervizare.
– Ceilalți știu să anticipeze, să decidă și să rezolve.
Ce diferențiază cu adevărat un centru preferat?
Ownership-ul operațional.
Nu așteaptă să i se spună ce să facă. Preia inițiativa. Adică acea atitudine profesionistă prin care un centru nu doar „participă” la studiu, ci își asumă rolul real în implementarea lui.
Un centru cu ownership real:
– verifică proactiv statusul studiului, fără reminder,
– întreabă din timp când ceva e neclar,
– propune soluții în loc să paseze probleme,
– nu transformă fiecare pas într-un schimb de 5 e-mailuri,
– livrează fără scuze, fără drame, fără dependență constantă de sponsor.
Asta înseamnă „ușor de lucrat cu” în limbajul real al sponsorilor.
Este un mindset care nu se învață din GCP, ci se construiește în echipă – prin:
– leadership intern
– cultură organizațională
– înțelegere clară a rolului strategic pe care îl are centrul într-un studiu clinic.
Site-urile în care echipa se organizează intern, fără să ceară constant suport, sunt percepute ca „low burden, high reliability” – deci ideale și devin vizibile nu doar pe radarul sponsorului, ci și în shortlist-ul lui.
Pentru că în ochii sponsorului, ele nu mai sunt doar niște locații de recrutare – ci parteneri de încredere, cu care poți construi pe termen lung.
Până acum am vorbit despre calitățile care te ajută să intri pe lista scurtă. Dar un centru preferat nu e ales o singură dată —
devine alegerea naturală ori de câte ori sponsorul deschide un nou studiu.
Aici nu mai vorbim despre selecție, ci despre fidelizare. Iar fidelizarea se construiește din consistență operațională, nu din cifre frumoase.
5. Încrederea se construiește tăcut, din studiu în studiu
Nu o declari. Nu o promiți. O dovedești.
Un site nu devine preferat după un singur studiu. Nici după o prezentare bună.
Ci după o succesiune de livrări corecte, fără zgomot, fără efort suplimentar pentru sponsor.
📌 Sponsorii își aleg site-urile preferate pe baza unei întrebări simple, pe care și-o pun mereu: „Când lucrez cu acest centru, e mai ușor sau mai greu?”
Dacă răspunsul este: „mai ușor” – atunci ai câștigat ceva ce nu se obține prin training: încrederea operațională.
Această încredere se construiește prin:
– Respectarea constantă a timeline-urilor,
– Evitarea surprizelor de ultim moment,
– Comunicarea clară, fără dramă, chiar și în criză,
– Loialitate față de reguli – chiar și când nimeni nu te verifică,
– Soluții în loc de scuze, livrare în loc de justificări.
Site-urile preferate nu sunt cele care cer cel mai mult ajutor. Sunt cele care livrează constant, fără a crea complicații.
Aceste lucruri nu apar în rapoarte sau dashboards. Dar apar în deciziile tăcute care dau startul fiecărui studiu.
📌 Nu carisma, nu „vânzarea” la vizita de selecție contează. Ci consistența reală, în fiecare fază a studiului.
Încrederea operațională nu se cere. Se câștigă. Și odată câștigată, te poziționează în prima linie pentru fiecare nou proiect.
In concluzie , un centru preferat nu e neapărat cel mai mare, nici cel mai cunoscut.
Este centrul în care sponsorul știe că poate avea încredere — înainte ca studiul să înceapă și indiferent de complexitatea lui.
Este locul unde lucrurile se fac fără haos, fără supraveghere constantă, fără scuze.
Este acel centru care livrează bine, constant și fără zgomot.
Într-un peisaj în care toți promit, diferența o fac cei care nu au nevoie să promită.
📌 Care dintre cele 5 calități este deja un punct forte al centrului tău – și care cere cea mai mare provocare cu care te confrunti ?
