În articolul nostru anterior („Cum arată un sistem de calitate real în DCT”), am demontat mitul că tehnologia singură garantează calitatea. Am arătat că trasabilitatea nu înseamnă doar să ai software-ul potrivit — este vorba despre un mod de lucru care trebuie proiectat, implementat și menținut în mod constant. Am discutat despre problemele din lumea reală: surse digitale inconsistente, roluri neclare ale echipei și pierderea controlului asupra datelor.

Acest articol preia exact de unde a rămas cel anterior.

Nu vom repeta principiile — presupunem că sunt deja înțelese.

Aici, ne concentrăm pe cum să construim de fapt un sistem care funcționează în studiile clinice descentralizate — și de ce atât de puține site-uri îl aplică corect.

Indiferent dacă faci parte dintr-un SMO, un site afiliat unui spital sau operezi independent, calitatea nu mai este opțională. Este un avantaj strategic într-un ecosistem descentralizat.

1. Elemente operaționale critice pentru un sistem de calitate funcțional în DCT

Toată lumea vorbește despre descentralizare, dar puțini recunosc adevărul de la fața locului: tehnologia nu rezolvă nimic dacă echipele nu știu cum să o controleze. Și în DCT-uri, „control” nu înseamnă supraveghere — înseamnă calibrare continuă.
Fiecare sursă de date, fiecare aplicație și fiecare interacțiune cu pacienții poate deveni o vulnerabilitate dacă nu este integrată într-un sistem de calitate viu, auditat și în timp real.

1.1 Gestionarea surselor multiple de date digitale (ePRO, Wearables, Aplicații)

În studiile descentralizate, datele nu mai curg doar prin investigator. Ele sosesc fragmentate: aplicații ePRO, senzori purtabili, platforme web, interfețe API. Dacă acestea nu sunt mapate de la început, pot cauza inconsistențe care scapă auditurilor sau chiar compromit integritatea datelor.

🔹 Cum să mapezi corect sursele tale:
Înainte de lansarea studiului, toate sursele digitale trebuie identificate și integrate într-o diagramă operațională clară:

• Ce tip de date furnizează fiecare sursă (de exemplu, simptome, pași, puls)?

• În ce format sunt înregistrate?

• Cine este responsabil pentru validarea fiecărei surse?

Acest mapping trebuie inclus în SOP și cunoscut și aplicat de întreaga echipă locală — nu doar de sponsor sau CRO.

🔹 Responsabilitate distribuită, nu delegată:
Nu este suficient ca sponsorul sau furnizorul de tehnologie să declare platforma validată. Site-ul trebuie să definească clar:

• Cine verifică datele ePRO și când?

• Cine se asigură că datele wearable sunt transmise corect către EDC?

• Ce se întâmplă dacă se întrerupe conectivitatea la internet? Cine verifică și când?

🔹 Erori comune invizibile la audit:

• Datele lipsesc sincronizării cu ora serverului

• Nicio validare umană a valorilor extreme

• Nicio copie de siguranță locală — însemnând că dacă serverul furnizorului eșuează, site-ul nu poate dovedi nimic

⚠️ Recomandare Critică:
Pentru toate sursele critice (de exemplu, ePRO și wearables), implementați reducerea minimă: date sincronizate în cloud + capturi locale (jurnale automate, e-mailuri de confirmare, arhivare săptămânală offline).
Este una dintre cele mai simple protecții în timpul auditurilor — și una dintre cele mai neglijate.

🔹  Cum se integrează maparea în SOP

Maparea surselor digitale nu este doar o referință generală într-un SOP. Trebuie integrată sub forma unui anex vizual (de exemplu, o diagramă de flux de proces) care prezintă:

• sursă → ce tip de date transmite,

• responsabilitate → cine o revizuiește și o validează,

• frecvență → când și cum se realizează verificarea,

• rezerva → cum sunt stocate dovezile locale.

Această anexă trebuie revizuită cu fiecare amendament de protocol și aprobată formal de către Investigatorul Principal sau Coordonatorul Studiului. Site-urile fără infrastructură IT avansată pot utiliza chiar și formate manuale (de exemplu, PDF-uri imprimate cu căsuțe de bifat sau fișiere Excel care sunt verificate și semnate).

1.2 Sistemul de Evidență și Trasabilitate pentru Interacțiuni Digitale

„Urmărire audit” este unul dintre cele mai invocate concepte în DCT-uri. Dar fără un sistem clar și distribuit de trasabilitate, acest ideal devine un mit periculos. Fără instrumente bine calibrate, datele pot fi colectate — dar nu demonstrabile. Și în studiile descentralizate, dovada procesului contează uneori mai mult decât rezultatul în sine.

🔹 Ce trebuie să puteți dovedi, concret:
Un sistem valid de trasabilitate digitală trebuie să răspundă:

• Cine a generat o anumită piesă de date?

• Când a fost înregistrată, verificată și sincronizată?

• Care platforme au fost implicate în transferul de date?

Fără această reconstrucție clară, datele nu sunt doar neconforme — sunt nesigure.

🔹 Riscuri reale dacă trasabilitatea lipsește:

• Instrumentele API care trimit date de la wearables la EDC nu înregistrează întotdeauna activitatea specifică utilizatorului

• Fără dovada transmiterii, orice eșec de integrare duce la pierderi de date ireparabile

• Site-ul nu poate dovedi dacă un punct de date a fost introdus manual, importat automat sau modificat ulterior

🔹 Cum să construiți un sistem eficient de urmărire audit:

1. Jurnale digitale generate automat de fiecare platformă (ePRO, EDC, wearables), exportate regulat și stocate local

2. Puncte de verificare săptămânale definite și executate de coordonatorul studiului (de exemplu, verificare completitudine)

3. Arhive încrucișate în platforme: un sistem în care aplicațiile mobile, platformele online și fișierele locale pot fi corelate cu pași minimi

🔹 Criterii reale de auditabilitate:

• Fiecare punct de date poate fi reconstruit până la sursă (nu doar vizualizat)

• Orice modificare include ID-ul utilizatorului + marca de timp

• Datele lipsă sunt auto-semnalate (de exemplu, timeout API, eșec sincronizare, eroare server)

⚠️ Sfat operațional:
Fiecare site trebuie să definească un „punct de control al trasabilității” în cadrul SOP, cu responsabilitate atribuită și verificări periodice.
Nu necesită investiții tehnologice — doar disciplină procedurală — și este unul dintre cele mai puternice semne ale maturității calității în DCT.

🔹 Exemplu practic – Studiul ADAPTABLE (Medidata)
Unul dintre cele mai clare exemple de trasabilitate digitală de succes provine din studiul ADAPTABLE (cardiologie, SUA), unde urmele de audit au fost construite pe:

– Integrarea surselor de date ePRO și wearable într-o arhitectură bazată pe API cu acces registrului pentru echipa site-ului,
– Puncte de verificare validate în faza pre-trial,
– Confirmarea automată a fiecărei interacțiuni pacient-platformă prin e-mail și jurnale exportabile,
– Instruire operațională dedicată pentru echipele site-ului — inclusiv simulări de scenarii offline.

Acest model este frecvent citat ca referință de bune practici pentru trasabilitatea digitală în studiile clinice descentralizate (DCT).

1.3 Rolul echipei în menținerea calității – Nu doar PI, ci întreaga echipă a site-ului

Una dintre cele mai mari capcane în studiile descentralizate este presupunerea că responsabilitatea calității revine doar PI. În realitate, controlul calității într-un DCT este o funcție colectivă.
Site-urile care evită deviațiile sistemice sunt cele care distribuie responsabilitatea clar, activ și documentat.

🔹 Cum arată calitatea operațională pentru un coordonator de studiu:

• Crearea de liste de verificare specifice studiului (nu șabloane generale)

• Semnalarea activă a punctelor critice: întârzieri ePRO, probleme de sincronizare a datelor, discrepanțe între surse

• Menținerea de jurnale structurate pe fiecare sursă digitală — cu note manuale despre excepții, copii de rezervă și verificări locale

🔹 Exemplu bazat pe practică:
Studiile de caz Medidata arată că site-urile cu un „Ancoră de Calitate” desemnată — cineva responsabil zilnic pentru coerența operațională — realizează:

• Timp de răspuns la audit cu 47% mai rapid

• Cu 35% mai puține deviații sistemice

• Până la 2 săptămâni mai rapidă reconcilierea datelor (conformitate blocare date)

🔹 Rolul SMO în calitate:
Un SMO nu este doar un furnizor de spațiu sau personal. Este păzitorul sistemului de calitate, ceea ce necesită:

• Designare formală și funcțională a unui lider de calitate

• Ciclu intern de autoevaluare lunar: jurnale, evaluări ale golurilor, revizuirea SOP

• Proceduri active de escaladare — nu doar cadre teoretice

🔴 Fără acest sistem colectiv, DCT devine o colecție de aplicații deconectate — nu un proces clinic coerent.

2. Instrumente operaționale recomandate pentru site-uri de studiu și SMO

Calitatea în DCT nu depinde de câte platforme folosești — ci de cât de bine poți controla pe cele pe care le ai deja. Cele mai multe site-uri și SMO nu au acces la infrastructură IT avansată — dar aceasta nu este o scuză. Este o oportunitate de a construi sisteme de control simple, robuste și verificabile. Un site de înaltă calitate nu este cel cu software sofisticat, ci cel care nu pierde niciodată un punct de date critic.

2.1. Documente standardizate care funcționează de fapt
• SOP-urile trebuie să fie mai mult decât un set de fișiere stocate pe un server. Ele trebuie să reflecte realitatea operațională zilnică a site-ului:
– Cine face ce, când, folosind ce instrumente?
– Ce se întâmplă când o aplicație se prăbușește sau nu se sincronizează?
– Cum se efectuează verificarea manuală a datelor în timpul întreruperii internetului?

🔹 Ce trebuie să includă un SOP valid într-un cadru DCT:
• Proceduri specifice pentru fluxurile de lucru descentralizate: verificare la distanță, erori de sincronizare, integritate a datelor de la dispozitive purtabile
• Responsabilități clare: cine verifică ce, cât de des și ce proceduri de rezervă se aplică
• SOP-urile trebuie ajustate pentru configurația reală a studiului (dispozitive, aplicații, flux de date)
• Formularele generice nu sunt acceptabile — SOP-urile trebuie să descrie fluxul de lucru la nivel de site

• Toate scenariile trebuie incluse în SOP-uri, validate de echipa locală și testate regulat
• Jurnalele operaționale trebuie să fie clar structururate (de exemplu, jurnal de verificare date, jurnal de sincronizare dispozitive, jurnal de deviații) și stocate într-un format accesibil — digital sau imprimat

🔹 Set minim recomandat de jurnale operaționale:
• Jurnale zilnice sau săptămânale ale datelor digitale primite
• Liste de verificare a completitudinii datelor specifice platformei
• Jurnale ale deviațiilor de sincronizare sau erori de transfer între platforme

• Urmările auditurilor trebuie, de asemenea, documentate local — nu doar în platforma sponsorului — pentru a permite demonstrația rapidă în timpul unui audit
• Fiecare schimbare de date trebuie să includă un ID de utilizator și marca de timp
• Datele lipsă sau invalide trebuie semnalate, explicate și documentate cu analiza cauzei rădăcină

📌 Recomandare operațională:
Fiecare site trebuie să definească un „pachet de documentație calitativă” — un set concret de SOP-uri, jurnale și exporturi de trasabilitate care pot fi arătate în orice moment în timpul unui audit pentru a dovedi controlul la nivel de sistem. Acesta este unul dintre cele mai tangibile semne că un site are calitate operațională reală.

🔹 Nu este suficient să stochezi doar jurnale — trebuie să fie ușor accesibile, structurate și verificabile, mai ales în cazul unui audit neanunțat.

2.2. Sisteme simple dar eficiente – nu e nevoie de IT avansat
Site-urile fără infrastructură digitală complexă pot implementa alternative hibride:
• Tabele sincronizate cu acces controlat — pentru a urmări finalizarea sarcinilor și verificarea datelor
• Capturi de ecran sau exporturi PDF săptămânale din platformele utilizate — arhivate local
• Copie de rezervă manuală a datelor critice în fișiere offline criptate
• Verificări periodice bazate pe checklisturi — digitale sau imprimate — pentru fiecare dispozitiv sau aplicație

🔹 Metode suplimentare care funcționează în practică:
• Tabele centralizate actualizate zilnic cu evenimentele de colectare a datelor pacienților (chiar și manual)
• Exporturi săptămânale de date din platforme ePRO sau purtabile (CSV, PDF)
• Verificări semi-automate încrucișate care semnalează datele lipsă sau întârziate din platformele integrate

🔹 Redundanța = reziliență:
• Confirmările critice (de exemplu, transferurile API) trebuie stocate în două locuri: în platformă și într-un arhiv separat (de exemplu, e-mail sau server local)
• Dacă hârtia este folosită ca rezervă pentru digital, definiți exact cât de des este completată, cine o verifică și cum se face reconcilierea

🔹 Instrumente care funcționează chiar și fără infrastructură de tehnologie înaltă:
• SOP-uri controlate pe versiuni cu jurnale de semnături sau confirmare
• Foldere partajate cu acces restricționat și jurnale de acces
• Capturi de ecran sau confirmări prin e-mail salvate în dosarul pacientului

📌 Aceste instrumente simple pot fi implementate la orice site și sunt privite favorabil în timpul auditurilor — atâta timp cât sunt folosite în mod constant și documentate corespunzător. Auditorii sunt mai interesați de consistență și control decât de sofisticarea tehnologică.

2.3. Procese care nu trebuie niciodată externalizate
Chiar dacă sponsorul sau CRO oferă suport tehnic, există funcții critice care trebuie să rămână sub controlul intern al site-ului:
• Reconcilierea datelor din surse multiple (ePRO, EDC, purtabile)
• Verificarea punctelor critice — de exemplu, valori extreme, lipsă de sincronizare, lipsă de confirmare
• Formarea echipei locale — nu doar inițială, ci recurentă (instruire practică, simulare de rol, revizuiri de erori)

🔹 Procese care trebuie să rămână 100% sub controlul site-ului:
• Gestionarea deviațiilor și analiza cauzei rădăcină
• Retrain.md: siteSelected } - 1], saturated, adjusting investigation protocols, choosing safe and efficient devices.
operation, changing instructions on site, user ID adding and withdrawal.

📌 Sites that outsource these processes lose visibility over quality — and are the first to be penalized during audits.
📌 Sponsors are increasingly tracking which sites maintain operational control — and this directly affects future study allocations.

📌 Key takeaway: Quality is not delegated. If you can’t prove how your center maintains oversight over digital systems, your site will be seen as high-risk — regardless of enrollment speed.

🔹 Practical example – The REACT-EU Study (Medidata)
An excellent real-world example of efficient DCT process implementation is the REACT-EU study, conducted in sites without advanced digital infrastructure. Local teams used manual logs validated weekly, screenshots archived offline, and printed checklists — all rigorously documented and accepted during audit. This model clearly demonstrates that DCT quality can be achieved without sophisticated technology, as long as procedural discipline and local control are in place.
📌 This is a validated precedent that disproves the belief that decentralization requires high-tech — and reinforces the critical role of local site teams in maintaining data integrity.
🟦 Without this minimum form of internal control, no site can prove the quality of its data. And in DCT, what cannot be proven — does not exist.

2.4. Site-centricity – The Operational Philosophy That Distinguishes Trusted Sites from High-risk Ones

Most conversations around decentralization focus on the patient. But from an operational quality standpoint, the critical question is different: “How prepared is the site to function as an active node within a digital ecosystem?”

IQVIA introduces a key framework for assessing site maturity in DCTs — known as site-centricity. It’s not about complete autonomy, but rather about a site’s ability to demonstrate real control over the digital processes it participates in.

🔹 Site-centricity means:

• Being able to show, at any time, how digital data from platforms is verified and reconciled.

• Having designated individuals, procedures, and evidence that the site controls the system — not just uses it.

• Maintaining living documentation that reflects day-to-day operations, not just what is written in the SOPs.

📌 Site-centricity is not about how many platforms you use — but how easily you can demonstrate that what you use actually works and is under your control.

🔹 Three indicators that define a “site-centric” site:

1. Demonstrable control: internal verification mechanisms exist beyond reliance on sponsor platforms.

2. Clear ownership of responsibilities: every digital interaction has a clearly assigned local owner.

3. Autonomous decision-making: the site has the freedom and ability to intervene in real-time when operational errors or data flow issues arise.

🔹 The difference between “participant-centric” and “site-centric”
While many initiatives focus on patient experience, no positive experience can compensate for a lack of data quality. DCT quality relies on both:

• a safe and seamless experience for the participant,

• and a robust control architecture at the site level.

📌 Sites that understand and apply the “site-centric” philosophy are the ones that become strategic partners for sponsors — not just task executors.

🔴 Without this mindset shift, no audit success and no recruitment performance can guarantee long-term allocation of future trials.

🔍 3. How Sponsors Identify Trustworthy Sites in DCTs: Concrete Signals, Not Impressions

In a decentralized clinical trial, continued collaboration is not determined by patient enrollment numbers or randomization speed — but by the site’s ability to control what cannot be directly observed.

📌 For sponsors, a trustworthy site is not the one that claims to follow procedures — it’s the one that can prove it at any time, with data, logs, and concrete actions.

🔹 Here’s what separates “trusted” sites from “high-risk” ones in the eyes of sponsors:

3.1. Ability to respond to audits anytime, with clear documentation
• Trusted sites have a ready-made “audit kit”: logs, exports, transmission confirmations, local backups, and documented deviations.
• High-risk sites ask for extra time, search across systems, or send incomplete files.
💡 Real example: In a DCT conducted by Medidata, sites with weekly validated logs were granted two additional trials without requiring a physical audit.

3.2. Operational response to errors — not just notifications to the sponsor
• Trusted sites detect deviations before the CRO does.
• They maintain an internal log of recurring issues and propose operational solutions.
💡 Example: In a phase II DCT, sites that reported discrepancies between ePRO and wearable data before central detection were included in the study’s steering committee.

3.3. Consistency between SOPs and real-life workflows
• Trusted sites have SOPs that match exactly what’s happening on the ground.
• They don’t rely on generic sponsor templates — instead, they personalize procedures and update them after each protocol amendment.
💡 Indicator: Sponsors increasingly request real SOP copies and check whether the procedures are reflected in the site’s operational logs.

3.4. Ongoing training and internal self-assessment
• Trusted sites can demonstrate that the local team is re-trained every time something changes in the digital workflow.
• Training doesn’t just mean signed attendance sheets — it includes role-playing, real case scenarios, and hands-on reconciliation sessions.
📌 Sites that document such training sessions report 30–50% fewer errors in the first study months.

3.5. Documented operational autonomy
• Sites that can make local decisions in edge cases (e.g., internet outage, delayed data, missing confirmations) without halting the study earn greater sponsor trust.
• But this autonomy must be documented — with justifications, exception logs, and confirmed actions.
💡 Without this ability, the site becomes a weak link in the decentralized network.

🔚 A trusted site is not one that never makes mistakes — it’s one that can demonstrate, at any moment, how it detects, manages, and corrects those mistakes.

📌 In decentralized trials, sponsor trust is earned through evidence. And that evidence doesn’t live in platforms — it lives in the hands of the local team.

4. Ce arată un sistem de calitate adevărat în DCT

Un sistem de calitate adevărat nu începe cu tehnologia — începe cu o întrebare fundamentală:
Poate site-ul dvs. dovedi, în orice moment, că datele sale sunt precise, complete și trasabile?

📌 Într-un studiu clinic descentralizat, ceea ce nu poate fi demonstrat nu există. Fiecare platformă, fiecare interacțiune digitală, fiecare deviație necontrolată devine un punct de risc potențial care reflectă înapoi asupra site-ului.

🧩 Calitatea nu este un SOP. Nu este o unealtă software. Nu este o inspecție trecută acum doi ani.
Este un mod de lucru zilnic, unde:

• echipa știe ce să verifice și când,

• fiecare pas este documentat într-un mod auditatabil,

• și procesele sunt suficiente de puternice pentru a funcționa chiar și atunci când tehnologia eșuează.

Un site care realizează acest lucru nu mai este un simplu executant al sarcinilor.
Devine un partener strategic și de încredere, capabil să asigure continuitate, siguranță și valoare într-un ecosistem de cercetare tot mai descentralizat.

📌 În era DCT, site-urile care pot demonstra controlul local asupra calității sunt cele care vor rămâne în joc.
Celelalte vor fi în mod inevitabil înlocuite.

🟦 Cât de mult din ceea ce numiți „calitate” în DCT-ul dvs. poate fi demonstrat cu adevarat — nu doar susținut?
În era descentralizării, documentația nu mai este suficientă. Trebuie să dovediți că fiecare punct de date contează — și că știți de ce.

✅ Cambridge: Un Model de Maturitate pentru Ecosistemul de Management al Studiilor Clinice
🔗 https://www.cambridge.org/core/journals/journal-of-clinical-and-translational-science/article/maturity-model-for-clinical-trials-management-ecosystem/CBD72518D2D8EBD079BAF3477A4827B4

✅ IQVIA: Împuternicirea Site-urilor de Cercetare Clinică și a Sponsorilor în Era Centrată pe Pacienți
🔗 https://www.iqvia.com/-/media/iqvia/pdfs/library/white-papers/bcs2024-1062-04apr-pscs-site-whitepaper-tankersley.pdf

✅ Medidata: Colecția de Studii de Caz pe DCT
🔗 https://www.medidata.com/en/life-science-resources/medidata-blog/decentralized-clinical-trials-case-study-collection/

✅ FDA: Desfășurarea Studiilor Clinice cu Elemente Descentralizate (Ghid 2023)
🔗 https://www.fda.gov/media/167696/download